Klachtenregeling

Introductie
Kwaliteit staat hoog in het vaandel bij Le Champion. Maar er kan altijd iets gebeuren waardoor mensen zich benadeeld voelen. Daarvoor is een klachtenregeling bestemd. In deze regeling wordt uitgewerkt wie kunnen klagen en waarover dan wel, en natuurlijk hoe een klacht wordt behandeld. Deze regeling is bestemd voor leden van de vereniging Le Champion. Nog in 2012 wordt de regeling uitgebreid met bepalingen voor andere relaties, zoals deelnemers aan evenementen,  vrijwilligers, medewerkers.

Wie kunnen een klacht indienen
Leden van Le Champion kunnen op basis van deze regeling een klacht  indienen.

Waarover
In deze regeling kan een klacht worden ingediend over:

  • Een besluit of actie van (een vertegenwoordiger van) Le Champion waardoor een lid zich in zijn of haar belangen geschaad voelt.
  • Een klacht kan gericht zijn op besluiten en/of acties van zowel de vereniging Le Champion als de stichting sportevenementen Le Champion

Bij wie wordt een klacht of bezwaar ingediend
De wijze van indienen van een klacht wordt mede bepaald door het orgaan of de persoon op wie de klacht is gericht. Daarin wordt onderscheiden:

  • Een besluit of actie van het bestuur
  • Klacht of bezwaar tegen een medewerker van het bureau
  • Een klacht of bezwaar tegen een ander orgaan van Le Champion en/of vrijwilligers, die namens Le Champion handelen.

Een klacht, die ontstaat door een besluit of een actie van het bestuur, wordt gericht aan de ledenraad. Deze klachten volgen vooralsnog de procedure, die voor de andere klachten geldt.  In het reglement van de Ledenraad, dat naar verwachting nog in 2012 wordt vastgesteld, wordt  uitgewerkt op welke wijze de ledenraad een dergelijke klacht of bezwaar in behandeling neemt.

Een klacht die is gericht op een besluit of een actie van  een medewerker van het bureau of tegen een ander orgaan van Le Champion dan wel tegen een vrijwilliger, die namens Le Champion handelt, wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris van het bestuur.  Dit kan naar: Le Champion, t.a.v. het bestuur, postbus 5029, 1802 TA Alkmaar.

Hoe wordt een klacht of bezwaar behandeld
Als een klacht wordt ontvangen stelt het bestuur uit haar midden een onderzoekscommissie in van twee leden, die niet betrokken zijn bij het gebied of de activiteit waarop de klacht betrekking heeft. Bij de behandeling van een klacht tegen het bestuur wordt in deze commissie ten minste een lid van de ledenraad opgenomen. Het bestuur en de commissie zetten zetten de volgende stappen:

  • De ontvangst van de klacht wordt aan de indiener schriftelijk bevestigd door de secretaris van Le Champion.
  • De klacht wordt beoordeeld op ontvankelijkheid. De klacht moet duidelijk zijn omschreven en gemotiveerd. Het nadeel dat het lid heeft ondervonden en de oorzaak van dat nadeel moeten expliciet worden aangegeven. De commissie kan besluiten de indiener van de klacht om nadere toelichting te vragen voordat tot ontvankelijkheid wordt besloten. De benadeelde moet lid zijn van de vereniging Le Champion  en persoonlijk in zijn of haar belangen geschaad.
  • Als de commissie de klacht niet ontvankelijk vindt wordt de indiener daarvan schriftelijk in kennis gesteld.
  • Als de commissie de klacht in behandeling neemt wordt de klacht voorgelegd aan het orgaan of de functionaris op wie de klacht is gericht. Deze wordt een schriftelijke reactie gevraagd.
  • In beginsel worden klachten of bezwaren schriftelijk afgehandeld. De commissie kan beslissen personen te horen met het doel informatie te vergaren, die voor afhandeling van de klacht noodzakelijk is.
  • Op basis van de beschikbare informatie legt de commissie aan het bestuur een concept besluit voor ter afhandeling van de klacht. Het bestuur neemt vervolgens een besluit.
  • De afhandeling van een klacht wordt in beginsel afgerond binnen drie maanden nadat de klacht is ontvangen. Als de afhandeling meer tijd vergt dan drie maanden ontvangt de indiener van de klacht daarvan bericht.
Informatie
De secretaris informeert de indiener van de klacht schriftelijk over het besluit van het bestuur. Het orgaan of de persoon tegen wie de klacht was gericht wordt eveneens over de uitspraak geïnformeerd.In het jaarverslag van de vereniging wordt gerapporteerd over de in het betreffende verenigingsjaar ontvangen klachten en de afhandeling daarvan.

Ten slotte
Op een besluit van het bestuur op een klacht is geen hoger beroep mogelijk. 

Le Champion organiseert jaarlijks meer dan tachtig hardloop-, fiets- en
wandel evenementen in binnen- en buitenland.